Portfolio
Van papier en WhatsApp naar één ledenportaal
VTV De Beukhoeve Ledenportaal
Vereniging
Mobiele app
Dashboard
Hoe een volkstuinvereniging van 5 losse tools naar 1 centraal ledenportaal ging — gebouwd rond gebruikersreizen in plaats van een modulenlijst.
Context
VTV De Beukhoeve is een volkstuinvereniging met circa 250 leden, gerund door een vrijwilligers-bestuur met meerdere commissies. De administratie liep uiteen van tuindossiers en meterstanden tot werkbeurten, betalingen en vergunningen — allemaal versplinterd over Excel, papier, WhatsApp en e-mail.
De situatie vóór
De penningmeester hield betalingen bij in Excel en moest handmatig uitzoeken wie wat wanneer betaalde. Meterstanden werden op papieren formulieren ingevuld en later overgetypt. Tuincontrole-rapporten lagen op papier en raakten soms zoek onderweg naar het bestuur. Werkbeurten werden bijgehouden in losse lijsten en WhatsApp-groepen door ploegleiders. Opzeggingen en tuin-verkoop gingen via losse e-mails zonder centraal overzicht. Vergunningen en verzekeringen werden via losse kanalen aangevraagd, en documenten en nieuwsbrieven waren verspreid opgeslagen.
Kernprobleem: fragmentatie. 5+ kanalen voor 1 vereniging. Het bestuur had geen centraal overzicht, leden wisten niet waar ze moesten zijn, en vrijwilligers verloren uren aan werk dat geautomatiseerd kon worden.
De oplossing: één portaal, meerdere rollen
Georganiseerd rond gebruikersreizen in plaats van een modulenlijst.
Voor leden — self-service: eigen tuindossier inzien, meterstanden doorgeven, openstaande betalingen zien en betalen, werkbeurten-overzicht, tuin opzeggen of verkopen, meldingen doorgeven aan bestuur, vergunningen & verzekeringen aanvragen, documenten en nieuwsbrieven inzien, activiteiten-agenda en een marktplaats voor onderling ruilen of verkopen.
Voor commissies — rolgebaseerde toegang: de penningmeester ziet openstaande betalingen met automatische aanmaningen, bestuursleden hebben een centraal dashboard met alle aanvragen, commissieleden werken in hun eigen omgeving, en de pagina-beheerder past content aan zonder ontwikkelaar.
Voor tuincontrole — mobiele app: inspecties worden in het veld direct opgenomen met foto's en notities, automatisch doorgestuurd naar het bestuur, met volledig traceerbare historie per tuin.
Voor ploegleiders — werkbeurten-app: bij de werkbeurt zelf afboeken wie er was, per lid bijgehouden, geen papier meer.
Voor bestuur — centraal dashboard: alle aanvragen op één plek (meldingen, vergunningen, opzeggingen), ledenadministratie, financiën en activiteiten in één overzicht, 200-300 leden beheerbaar door een kleine vrijwilligers-kern.
Resultaat
Administratie van 5+ tools naar 1 centraal systeem. Leden regelen zelfstandig wat eerst via het bestuur liep. Tuincontroles en werkbeurten volledig digitaal. De papier-naar-digitaal transitie is compleet.
Bekijk live website
VTV De Beukhoeve is een volkstuinvereniging met circa 250 leden, gerund door een vrijwilligers-bestuur met meerdere commissies. De administratie liep uiteen van tuindossiers en meterstanden tot werkbeurten, betalingen en vergunningen — allemaal versplinterd over Excel, papier, WhatsApp en e-mail.
De situatie vóór
De penningmeester hield betalingen bij in Excel en moest handmatig uitzoeken wie wat wanneer betaalde. Meterstanden werden op papieren formulieren ingevuld en later overgetypt. Tuincontrole-rapporten lagen op papier en raakten soms zoek onderweg naar het bestuur. Werkbeurten werden bijgehouden in losse lijsten en WhatsApp-groepen door ploegleiders. Opzeggingen en tuin-verkoop gingen via losse e-mails zonder centraal overzicht. Vergunningen en verzekeringen werden via losse kanalen aangevraagd, en documenten en nieuwsbrieven waren verspreid opgeslagen.
Kernprobleem: fragmentatie. 5+ kanalen voor 1 vereniging. Het bestuur had geen centraal overzicht, leden wisten niet waar ze moesten zijn, en vrijwilligers verloren uren aan werk dat geautomatiseerd kon worden.
De oplossing: één portaal, meerdere rollen
Georganiseerd rond gebruikersreizen in plaats van een modulenlijst.
Voor leden — self-service: eigen tuindossier inzien, meterstanden doorgeven, openstaande betalingen zien en betalen, werkbeurten-overzicht, tuin opzeggen of verkopen, meldingen doorgeven aan bestuur, vergunningen & verzekeringen aanvragen, documenten en nieuwsbrieven inzien, activiteiten-agenda en een marktplaats voor onderling ruilen of verkopen.
Voor commissies — rolgebaseerde toegang: de penningmeester ziet openstaande betalingen met automatische aanmaningen, bestuursleden hebben een centraal dashboard met alle aanvragen, commissieleden werken in hun eigen omgeving, en de pagina-beheerder past content aan zonder ontwikkelaar.
Voor tuincontrole — mobiele app: inspecties worden in het veld direct opgenomen met foto's en notities, automatisch doorgestuurd naar het bestuur, met volledig traceerbare historie per tuin.
Voor ploegleiders — werkbeurten-app: bij de werkbeurt zelf afboeken wie er was, per lid bijgehouden, geen papier meer.
Voor bestuur — centraal dashboard: alle aanvragen op één plek (meldingen, vergunningen, opzeggingen), ledenadministratie, financiën en activiteiten in één overzicht, 200-300 leden beheerbaar door een kleine vrijwilligers-kern.
Resultaat
Administratie van 5+ tools naar 1 centraal systeem. Leden regelen zelfstandig wat eerst via het bestuur liep. Tuincontroles en werkbeurten volledig digitaal. De papier-naar-digitaal transitie is compleet.